Generalforsamling 2021

Kære alle grundejere

Tiden for vores årlige generalforsamling nærmer sig igen. Det er fortsat en udfordring for os at afholde generalforsamlingen, og da ingen på noget tidspunkt i Grundejerforeningens historie har tænkt tanken, at det en dag vil være umuligt at afholde en fysisk generalforsamling, er der intet nævnt i nogen eksisterende paragraffer om, hvordan sådan en situation løses. Vi har lagt hovederne i blød og tænkt mange tanker, og dette er vores løsning:

Vi afholder generalforsamling gennem fysisk post og via hjemmesiden https://www.gfkildegaarden.dk/

På denne måde kan vi ”afholde” generalforsamling og bestyrelsesposterne kan overdrages på forsvarlig vis til den kommende bestyrelse. Vi er opmærksomme på, at dette på ingen måde er optimalt. Vi fra bestyrelsen har gjort det bedste der var muligt, ud fra de rammer vi har i øjeblikket.

Fokus vil i år være på budget, regnskab og overdragelse af bestyrelsen.

Den afgående bestyrelse vil selvfølgelig være behjælpelig med overdragelsen til den nyvalgte bestyrelse, så de kommer godt og trygt i gang!

Det praktiske til gennemførelsen af generalforsamlingen:

1. Denne første information, er runddelt i samtlige postkasser, så alle beboere har haft mulighed for at læse den.
2. Såfremt du ønsker at stille op til en bestyrelsespost, skal du skrive til bestyrelsen via kontaktformularen på hjemmesiden: https://www.gfkildegaarden.dk/kontakt/

Vi skal have modtaget din mail senest den 28. februar 2021

3. Såfremt du har indsigelser i forhold til budget skal du kontakte bestyrelsen på hjemmesiden: https://www.gfkildegaarden.dk/kontakt/

Vi skal have modtaget din mail senest den 28. februar 2021

4. Som afslutning på generalforsamlingen, vil vi endnu en gang omdele fysisk post med oversigt/referat samt lægge det på hjemmesiden.

Vi forventer, at vores alternative generalforsamling er afsluttet ved udgangen af marts.

Generalforsamlingen vil – som tidligere – tage udgangspunkt i nedenstående dagsorden:

1. Valg af dirigent

Da der ikke bliver behov for en dirigent, vil dette punkt blive udeladt.

2. Bestyrelses beretning

Covid-19 må, også her, være overskriften for 2020. Vi i bestyrelsen har også været mærket af de udfordringer det har bragt med sig både personligt og ift. Bestyrelsens arbejde.

Vi skulle have afholdt vores generalforsamling i februar men denne blev både udskudt, og til sidst aflyst grundet covid-19. Det blev derfor besluttet, at den siddende bestyrelse fortsatte endnu et år, på trods af at 2 af medlemmerne var på valg. Dette i håb om, at vi i 2021 kunne afholde generalforsamling.

Vi har i bestyrelsen stadig afholdt møder, i det omfang det har været muligt, for at drøfte diverse henvendelser fra grundejerne, problematikker omkring pleje af vores område mm.

I det store hele har vi ikke haft de store udfordringer i 2020. Den nye grøntaftale startede op og har fra vores synspunkt været en succes. Der har selvfølgelig været justeringer som vi har været i dialog med OK Nygaard om således, at det fremadrettet kommer til at køre på skinner.

Langt om længe kom den nye hjemmeside op at køre. Den er stadig i udvikling og der vil fremadrettet komme mere og mere information på denne. Vi håber, at I alle i fremtiden vil gøre brug af denne, så den kan tjene til sit formål.

– Christopher Ångstrøm

3. Regnskabsaflæggelse

Regnskabet er under udfærdigelse og vil blive lagt op på hjemmesiden, så snart det er blevet godkendt af vores to revisorer.

4. Behandling af indkomne forslag

Der er ved fristens udløb ikke indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen, hvorfor dette punkt udgår.

5. Budget 2021

Kasserers beretning for regnskabsåret 2020

Sidste år benyttede jeg muligheden for at bruge revisor til både bogføring og afslutning af regnskab 2019. Der var gennem årene ikke årsafsluttet korrekt og ved skift af bogføringssystem, var der behov for at etablere en korrekt saldo i bogføringssystemet således, at bank og regnskabssystem kunne afstemmes – det skulle være gennemsigtigt, hvilken saldo der stod i banken, når man kiggede på kontoen i regnskabssystemet.

I 2020 har mit personlige år ikke været præget af Corona. Jeg har arbejdet fuldtid, som i ca. 60 timer pr. uge i perioden fra 1. maj til 15. november. Min aktivitet i forhold til Grundejerforeningen har været, at betale regninger og udsende opkrævninger. Det ses i linjen for kontingenter. Der er ikke hverken rykket eller banket på døre, for at få betaling for kontingent. En del af de manglende kontingenter er indbetalt i 2021 og vil fremgå af regnskabet til næste år.

Jeg holdt fri fra at arbejde fra den 15. november til den 3. december, hvor jeg igen var oppe på 50 timers arbejdsuge. Jeg valgte derfor at ansætte en kompetent bogholder, der ville løfte regnskabet i mål. Hun blev dog sygemeldt i processen og i skrivende stund, er hun ikke helt på toppen. Jeg har tillid til, at vi når i mål og får samlet de gamle ting op. I mellemtiden appellerer jeg til, at I kære naboer, får betalt jeres kontingent til tiden – gerne med automatisk overførsel. Jf. vedtægterne, skal kontingent betales hhv. 2. februar, 2. maj, 2. august og 2. november. Betalingen skal ske til Danske Bank reg. 1551 konto 1482327.

Den beslutning der blev truffet på sidste generalforsamling omkring bankforbindelsen var, at det dankort grundejerforeningen havde, skulle lukkes og alle transaktioner skulle foregå via. banken. Det betød i praksis, at jeg tilknyttede mit private kort til grundejerforeningen og refunderede derfor en del udgifter til mig selv. En på ingen måde holdbar løsning – den kommende kasserer skal lægge ud af egen lomme – men det var det muliges kunst og den løsning jeg valgte for at få hverdagen til at hænge sammen. Udlæg er naturligvis dokumenteret med bilag.

El, vand og gas (sti- og carportbelysning) har været en del mindre end budgetteret, måske fordi vi nu måler forbruget, frem for at Ørsted gætter det. Vi har valgt at ansætte en elektriker til at skifte stibelysning når nødvendigt og det er som grundejer muligt at få skiftet pærer i sin carport, når han kommer forbi. Prisen er 100 kroner for et skift.

Vores grøntaftale blev udvidet som Christopher skrev.

Sneaftalen kostede os stort set ingen penge i 2020 – det bliver dog lidt anderledes her i 2021 med en noget hårdere vinter.

Fællesarealerne kostede os ingen ting i år – ud over installation af elmåler. Covid-19 satte en stopper for alle tiltag.

Heller ikke ”legepladspengene” blev brugt fuldt ud.

Administrationen har heller ikke kostet mange penge. Vi har primært holdt virtuelle møder og drukket øl fra eget køleskab.

Vores banklån blev betalt ud først på året, så vi er nu gældfri.

Regnskab er ikke færdigt endnu – det er ikke godkendt af revisorer, så derfor er dette et forventet regnskab, for at vi kan komme videre i dagens tekst. På baggrund af det regnskab, har jeg i samarbejde med bestyrelsen, lavet forslag til budget 2021.

Vi har skiftet regnskabssystem fra det funktionslette og billige Billy system til det mere funktionelle og økonomisk tungere e-conomic. Det betyder i praksis at opgaven omkring udsendelse af fakturaer fremover kan ske på mindre end 15 minutter, hvis kartoteket over grundejerforeningens medlemmer er vedligeholdt. Det er min intention, at det er fuldt opdateret, når jeg overdrager posten som kasserer til en ny grundejer – forhåbentlig en med indsigt i bogholderi ☺

Tak for to spændende år. Jeg håber at alle I  kære grundejere vil forsætte med at tænke over, at alle mails læses af rigtige mennesker.

Venligst fra Pia Cramer, DDV 34

6. Valg af bestyrelse

Såfremt du ønsker at blive en del af bestyrelsen skal du udfylde kontaktformularen på vores hjemmeside. Skriv gerne hvilken post du ønsker at besidde.

Vi skal have modtaget din mail senest den 28. februar 2021.

Vi skal have besat følgende poster:

*Bestyrelse bestående af formand, næstformand, sekretær, kasserer og menigt medlem

*Suppleanter 3 stk.

*Revisorer 2 stk.

*Revisor suppleanter 2 stk.

7. Evt.

Punktet udgår grundet de særlige omstændigheder i år.

Dbh bestyrelsen

Budget

Navn	Budget 2020	Regnskab 2020
RESULTATOPGØRELSE
Omsætning
Kontingenter	333.000 kr.	317.525 kr.
Andre indtægter		300 kr.
Omsætning i alt	333.000 kr.	317.525 kr.
Lokaleomkostninger (området)
El, vand og gas (sti- og carportbelysning)	29.000 kr.	20.870 kr.
Forsikringer (lokale)
grøntaftale	120.800 kr.	129.361 kr.
sneaftale (grundgebyr, snerydning og saltning   anslået 10 dage, saltning anslået 20 dage)	85.325 kr.
fællesarealer (tillæg til grøntaftale)	30.000 kr.	19.750 kr.	installation af elmåler fællesarealer
legeplads, fastelavn, puljemidler	8.000 kr.	3.398 kr.
Lokaleomkostninger i alt	244.125 kr.	173.379 kr.
Administrationsomkostninger
Kontorartikler og tryksager		1.518 kr.
Møder og aktiviteter	10.000 kr.	5.333 kr.
Edb-udgifter / software	2.000 kr.	2.979 kr.
Rep./vedligeholdelse af inventar		1.283 kr.
Porto og gebyrer		2.111 kr.
Revisor	5.000 kr.
Advokat		1.000 kr.
Forsikringer	2.500 kr.	-196 kr.
Web-hotel og domænenavne	500 kr.
Kassedifferencer mv.		-1.025 kr.
Administrationsomkostninger i alt
Resultat før afskrivninger	20.000 kr.	13.003 kr.
Renteudgifter
Renteudgift, bank		438 kr.
RESULTAT EFTER SKAT		438 kr.
AKTIVER
AKTIVER I ALT	264.125 kr.	186.820 kr.
PASSIVER
HENSÆTTELSER
Udskudt skat
Øvrige hensættelser (henlæggelser)	15.000 kr.	15.000 kr.
HENSÆTTELSER I ALT	15.000 kr.	15.000 kr.
GÆLD
Danske lån 3385052308	19.400 kr.	0 kr.
GÆLD I ALT	19.400 kr.	0 kr.
PASSIVER I ALT	34.400 kr.	15.000 kr.
INDTÆGTER	333.000 kr.	317.525 kr.
UDGIFTER	298.525 kr.	201.820 kr.
RESULTAT	34.475 kr.	115.705 kr.

Navn	Regnskab 2020	Budget 2021
RESULTATOPGØRELSE
Omsætning
Kontingenter	317.525 kr.	333.000 kr.
Andre indtægter	300 kr.	0 kr.
Omsætning i alt	317.525 kr.	333.000 kr.
Lokaleomkostninger (området)
El, vand og gas (sti- og carportbelysning)	20.870 kr.	25.000 kr.
Forsikringer (lokale)
grøntaftale	129.361 kr.	130.000 kr.
sneaftale (grundgebyr, snerydning og saltning   anslået 10 dage, saltning anslået 20 dage)		85.000 kr.
fællesarealer (tillæg til grøntaftale)	19.750 kr.	20.000 kr.
legeplads, fastelavn, puljemidler	3.398 kr.	8.000 kr.
Lokaleomkostninger i alt	173.379 kr.	268.000 kr.
Administrationsomkostninger
Kontorartikler og tryksager	1.518 kr.	2.000 kr.
Møder og aktiviteter	5.333 kr.	10.000 kr.
Edb-udgifter / software	2.979 kr.	3.000 kr.
Rep./vedligeholdelse af inventar	1.283 kr.	0 kr.
Porto og gebyrer	2.111 kr.	2.000 kr.
Revisor
Advokat	1.000 kr.	0 kr.
Forsikringer	-196 kr.	2.000 kr.
Web-hotel og domænenavne		500 kr.
Kassedifferencer mv.	-1.025 kr.	0 kr.
Administrationsomkostninger i alt
Resultat før afskrivninger	13.003 kr.	19.500 kr.
Renteudgifter
Renteudgift, bank	438 kr.	0 kr.
RESULTAT EFTER SKAT	438 kr.	0 kr.
AKTIVER
AKTIVER I ALT	186.820 kr.	287.500 kr.
PASSIVER
HENSÆTTELSER
Udskudt skat
Øvrige hensættelser (henlæggelser)	15.000 kr.	15.000 kr.
HENSÆTTELSER I ALT	15.000 kr.	15.000 kr.
GÆLD
Danske lån 3385052308	0 kr.	0 kr.
GÆLD I ALT	0 kr.	0 kr.
PASSIVER I ALT	15.000 kr.	15.000 kr.
INDTÆGTER	317.525 kr.	333.000 kr.
UDGIFTER	201.820 kr.	302.500 kr.
RESULTAT	115.705 kr.	30.500 kr.